O que fazer para melhorar a produtividade nas empresas

O Brasil vem piorando seu nível de produtividade ano após ano: do 56º posto em 2020 ao 57º lugar no ano seguinte, para a 59ª posição em 2022 à 60ª posição no ano passado e até o 62ª lugar em 2024, segundo a World Competitiveness Ranking (WCR). Esse ranking analisa 67 países, ou seja, nosso país só é mais produtivo que outros cinco (Peru, Nigéria, Gana, Argentina e Venezuela).

Reduzimos nossa produtividade de 46% em 2018 para apenas 25,6% em 2024 na comparação com os Estados Unidos, segundo dados do Conference Board. Na prática, enquanto demoramos uma hora para realizar uma determinada tarefa, um norte-americano necessita apenas de 15 minutos.

Para ajudar a reverter esse cenário, é preciso refletir maneiras de como melhorar a qualidade do trabalho: O que você faz; por que você faz; qual é o objetivo exato desse relatório ou report; e quanto tempo você está gastando para fazer essas atividades são quatro questões fundamentais para desafiar o status quo e identificar áreas de melhoria.

A cultura reativa presente em muitas companhias, que só agem quando são atingidas por problemas, precisa ser substituída por uma cultura proativa de melhoria contínua. Otimizar a produtividade é - ou ao menos deveria ser - um desafio urgente das empresas. Afinal, ela é um fator determinante para impulsionar economias e fazer um país crescer, pois indicam o sucesso e competitividade do mercado.

Em um trabalho de aproximação junto a líderes e equipes diversas, é possível notar 4 ações fundamentais nessa caminhada.

1. Faça reuniões semanais

Uma agenda semanal envolvendo líderes e liderados em times mistos, com pessoas de diferentes níveis e áreas da empresa, promove a troca de ideias, identifica gargalos e colabora com a implementação de soluções colaborativas. A integração das equipes facilita a comunicação e aumenta a eficiência dos processos.

2. Reorganize os dados

Dados estruturados e de fácil acesso permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais rápida e precisa, eliminando retrabalhos e reduzindo o tempo gasto na busca por informações.

3. Elimine atividades desnecessárias

Realizar atividades que não agregam valor significativo ao dia a dia devem ser descartadas imediatamente. Algo simples traz melhorias visíveis na qualidade do trabalho em poucas semanas, sem impactar negativamente a operação. Focar no que realmente importa é essencial para otimizar a produtividade.

4. Invista em transformação digital e uso de IA

A transformação digital é um objetivo a longo prazo que exige um esforço contínuo e disciplinado. Sem uma agenda clara e uma abordagem estruturada, é impossível avançar na utilização eficiente de inteligência artificial (IA) na gestão empresarial. A IA pode revolucionar a forma como trabalhamos, automatizando processos repetitivos e fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões.